Положение об архивном отделе администрации Александровского муниципального района Пермского края

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации Александровского муниципального района (далее - отдел) является самостоятельным структурным подразделением администрации района, создается для решения задач по реализации полномочий администрации района в области архивного дела.

Осуществляет на территории муниципального образования хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Исполняет государственные полномочия по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов государственной части архивного фонда Пермского края, переданные Законом Пермского края от 09.07.2007 № 74-ПК «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов государственной части документов архивного фонда Пермского края.»

1.2. Отдел подотчетен управляющему делами администрации района в соответствии с распределением обязанностей и подконтролен Агентству по делам архивов Пермского края.

1.3. Отдел не является юридическим лицом. Имеет гербовую печать со своим наименованием, штампы и бланки установленного образца.

1.4. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами федеральных органов государственной власти, законами Пермского края, указами и распоряжениями губернатора Пермского края, Уставом муниципального образования, постановлениями и распоряжениями главы администрации района, Земского Собрания, нормативно-методическими документами Агентства по делам архивов Пермского края и настоящим Положением.

1.5. Отдел осуществляет свою деятельность непосредственно, во взаимодействии с территориальными органами местного самоуправления.

1.6. Отдел входит в систему архивных учреждений Пермского края, возглавляемую Агентством по делам архивов Пермского края (далее – Агентство), взаимодействие с которым осуществляется на основе Соглашения с администрацией района.

1.7. Отдел возглавляет заведующий, замещающий главную муниципальную должность муниципальной службы. Специалисты отдела, замещающие должности муниципальной службы, являются муниципальными служащими и входят в реестр муниципальных должностей.

1.8. Положение, штаты отдела утверждаются главой администрации района.

1.9. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется:

за счет средств бюджета муниципального образования;

за счет средств, передаваемых из краевого бюджета на выполнение государственных полномочий.

1.9.1. Дополнительным источником финансирования могут быть:

  • целевые средства из бюджета Пермского края (при реализации программ развития архивного дела (включающих мероприятия в муниципальном образовании);
  • спонсорские средства, полученные законные путем.

1.10. Администрация обеспечивает отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

При передаче помещения, в котором размещается отдел, другим организациям, администрация принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения).

1.10. Отдел заключает соглашения, договоры о сотрудничестве в области архивного дела с организациями федеральной государственной и негосударственной форм собственности от имени администрации на основе доверенности.

1.11. Отдел является уполномоченным органом по осуществлению государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов государственной части Архивного фонда Пермского края.

2. Цели и задачи

2.1. Основной целью отдела является:

исполнение полномочий муниципального образования в области архивного дела, установленных Федеральным законом.

2.2. Основными задачами отдела являются:

  • организация и управление архивным делом на территории муниципального образования;
  • решение вопросов практической реализации законов Федерального и Пермского края об архивном деле;
  • исполнение государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию государственной части документов архивного фонда Пермского края;
  • осуществление контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации и Пермского края в сфере архивного дела;
  • координация деятельности и контроль за организацией делопроизводства и работой ведомственных архивов организаций;
  • использование архивных документов.

3. Функции

3.1. Отдел обеспечивает хранение:

  • архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Пермского края, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и Пермского края;
  • архивных фондов и архивных документов на различных носителях, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Пермского края, образовавшихся до момента создания органов местного самоуправления, организаций областного и федерального подчинения;
  • архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Пермского края;
  • документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, сменивших форму собственности (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования;
  • печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;
  • учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

3.1.1. Отдел хранит документы Архивного фонда Пермского края временно до передачи их на постоянное хранение в Государственный архив Пермского края. Сроки временного хранения документов в Отделе, порядок и условия последующей передачи на постоянное хранение, а также использования определяются соглашением между Агентством и Администрацией.

3.1.2. Отдел по согласованию с Администрацией может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях;

3.1.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Пермского края поступают на хранение в отдел в порядке и на условиях договоров между собственником документов и отделом, действующим от имени Администрации при наличии доверенности.

3.2. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в том числе:

  • составление списков организаций – источников комплектования отдела, утверждаемых Администрацией муниципального образования и согласовываемых с комитетом; систематическая работа по их уточнению;
  • отбор и прием документов постоянного хранения в отдел;
  • проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе.

3.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации соглашения между Агентством и Администрацией в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

  • проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;
  • ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;
  • рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, а также в установленном Агентством порядке – номенклатур дел организаций – источников комплектования отдела;
  • рассмотрение и представление в Агентство поступивших от организаций – источников комплектования описей дел для постоянного хранения и по личному составу;
  • рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, не являющихся источниками комплектования, документы которых подлежат приему в отдел;
  • изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
  • оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
  • разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

3.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

  • информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в том числе на договорной основе;
  • организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
  • исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
  • создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

3.5. Реализация отдельных государственных полномочий Администрации в сфере архивного дела при наделении ими Агентством в установленном порядке, в том числе контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.

4. Права и обязанности

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

4.1. Представлять орган местного самоуправления по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.2. Вносить на рассмотрение Администрации и Агентства предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

4.3. Запрашивать и получать от организаций – источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

4.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального образования, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и регионального архивного законодательства.

4.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального образования, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией и её структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий.

4.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

4.8. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.

Направлять в Агентство информацию о фактах нарушения правил хранения, комплектования, учета или использования документов в организациях, учреждениях, предприятиях для составления протоколов об административных правонарушениях.

4.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями, находящимися на территории муниципального образования, независимо от форм собственности, Агентством, Российским обществом историков-архивистов, другими общественными организациями; создавать на общественных началах совет, утверждаемый Администрацией, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.

4.10. Вести прием граждан.

5. Руководство

5.1. Заведующий назначается на должность и освобождается от должности главой администрации района по согласованию с Агентством.

На должность заведующего назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет или стаж муниципальной (государственной службы) не менее двух лет.

5.2. Заведующий отделом:

5.2.1. Организует деятельность отдела. Осуществляет руководство деятельностью отдела на основе Положения о нем.

5.2.2. Распределяет обязанности между работниками отдела.

5.2.3. Предоставляет главе администрации района:

  • ежегодный план работы и показатели деятельности отдела;
  • предложения о структуре, предельной численности работников отдела;
  • вносит на рассмотрение проекты организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к сфере деятельности отдела.

5.2.4. Отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед администрацией района и в установленном порядке – перед Агентством по делам архивов Пермского края.

5.2.5. Осуществляет контроль за соблюдением архивного законодательства и своевременно информирует о фактах его нарушения.

5.2.6. Выходит с предложениями к руководству администрации района о перемещении и освобождении от должности работников отдела.

5.2.7. Ходатайствует перед руководством администрации района о присвоении очередного квалификационного разряда работникам отдела.

5.2.8. Ходатайствует о поощрении (наказании) работников отдела.

6. Ответственность

Заведующий отделом, специалисты отдела и технические работники несут персональную ответственность за действия или бездействие, ведущие к невыполнению возложенных на отдел функций.

7. Взаимоотношения и связи

Взаимоотношение и взаимодействие отдела с другими подразделениями администрации района, предприятиями, учреждениями, организациями исходят из возложенных функций и должностных обязанностей.

8. Контроль, проверка деятельности

В соответствии с федеральным законодательством контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Пермского края в сфере архивного дела осуществляет исполнительный орган государственной власти Пермского края – Агентство по делам архивов Пермского края.

9. Реорганизации и ликвидация

9.1. Реорганизация отдела осуществляется главой администрации района в установленном порядке по согласованию с Агентством по делам архивов администрации Пермского края.

Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются учреждению – правопреемнику.