Инструкция по приему документов на муниципальное хранение в архивный отдел
1. Общие положения
1.1 Прием документов на муниципальное хранение – один из основных видов работы архивного отдела администрации Александровского муниципального района.
1.2 Цель Инструкции – определить порядок приема документов в архивный отдел администрации Александровского муниципального района (далее – архив) на муниципальное хранение, взаимодействие и ответственность специалистов отдела по работе с обеспечением сохранности документов и их использованием.
1.3 Порядок приема документов на муниципальное хранение в архивном отделе установлен в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007).
1.4 Заведующий отделом и специалист, осуществляющий прием-передачу документов на муниципальное хранение, несут персональную ответственность за сохранность передаваемых документов.
1.5 Прием документов в архиве осуществляется по схеме согласно приложению.
2. Прием архивных документов на муниципальное хранение
2.1 Прием документов в архивный отдел от организаций-источников комплектования осуществляется в соответствии с планом-графиком, который утверждается постановлением администрации Александровского муниципального района по согласованию с организациями-источниками комплектования.
2.2 От организаций-источников комплектования архива документы архивного фонда Пермского края принимаются по истечении сроков их временного хранения, установленных архивным законодательством.
2.3 Внеплановый прием документов архивного фонда Пермского края, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации организации-источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов на основании письменного заявления руководителя организации-источника комплектования архива. Процедура отбора и принятия архивных документов по личному составу от ликвидированных организаций производится в срок, необходимый организации для осуществления всех действий, связанных с отбором, упорядочением, оформлением необходимых документов.
2.4 По просьбе организаций-источников комплектования архив может осуществлять досрочный прием документов архивного фонда Пермского края, а также временное хранение архивных документов в случае наличия свободных площадей в архивохранилище.
2.5 Прием архивных документов на временное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение и производится по сдаточной или архивной описи.
2.6 В исключительных случаях сроки временного хранения документов архивного фонда Пермского края по просьбе организаций-источников комплектования архива могут быть продлены при создавшейся производственной необходимости их дальнейшего практического использования. Продление сроков осуществляется с письменного согласия заведующего архивным отделом.
2.7 Архивные документы принимаются в архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом (описями дел, при необходимости справка-объяснение).
2.8 Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций-источников комплектования, передающих указанные документы.
2.9 При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также комплектности учетных документов.
2.10 Документы архивного фонда Пермского края принимаются в архив по утвержденным и согласованным ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края описям дел; архивные документы с не истекшими сроками временного хранения – по сдаточным или архивным описям.
2.11 Прием дел производится поединично.
2.12 При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия указываются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке по розыску дел. Организация-источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.
2.13 Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой – в организации-источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описей.
2.14 В случае первичной передачи документов в архив организация-источник комплектования отдела документами должна передать историческую справку на архивный фонд организации. В дальнейшем при передачах документов дается дополнение к исторической справке об изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов (если таковые имели место быть).
2.15 Документы от граждан так же поступают в архив и включаются в состав архивного фонда Пермского края по договорам дарения, купли-продажи, по завещанию или по решению суда, расписке.
2.16 Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте:
- кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) – негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект);
- фотодокументы – негатив, контрольный фотоотпечаток, позитив, фотоальбом;
- фонодокументы, видеодокументы и электронные документы – оригинал или копия (на соответствующем носителе).
2.17 Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.
3. Требования к принимаемым документам
3.1 Перед передачей документов на муниципальное хранение организация представляет в архив следующие документы:
- копию утвержденной и согласованной ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края описи дел;
- акт о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и справку о розыске дел (если есть утерянные дела), подписанный руководителем передающей дела организации;
- акт о неисправимых повреждениях документов (если имеются поврежденные дела) подписанный руководителем передающей дела организации.
3.2 Передаваемые в архив документы должны быть в упорядоченном состоянии, с составленным научно-справочным аппаратом.
3.3 Описи должны быть:
- копия в 1 экз.;
- иметь четкий пропечатанный текст;
- быть без многочисленных исправлений и зачеркиваний;
- иметь историческую справку (при первом поступлении документов) или дополнение к ней (при повторных поступлениях документов).
3.4 Все документы должны быть в наличии в соответствии с представленными описями. На отсутствующие дела организация-сдатчик представляет справку о розыске и акт о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.
3.5 Поступающие в архив дела должны:
- иметь удовлетворительное физическое состояние: быть подшиты или переплетены, сухими, чистыми, при необходимости отреставрированы и продезинфицированы;
- должны иметь оформленные по установленной форме обложки;
- иметь на обложках дел заголовки, крайние даты и количество листов в соответствии с описями;
- быть зашифрованы;
- быть пронумерованы, количество листов указано в листах-заверителях.
- быть закартонированы в коробки в соответствии с ГОСТ 12301-2006 размером 32 х15 см; 30х15 см.
- транспортированы в архив в таре и крытом автотранспорте организации сдатчика.
3.6 Все затраты архива по проведению работ по картонированию в архивные коробки производятся за счет организации-сдатчика.
4. Порядок приема документов на муниципальное хранение
4.1 Прием документов на муниципальное хранение в архив производится в комнате приема документов в присутствии представителя организации-сдатчика и специалиста архивного отдела (если документы поступили из организации-источника комплектования).
4.2 При приеме документов на муниципальное хранение специалист архива проверяет:
- наличие дел (отдельно записывают все литерные, пропущенные, необнаруженные дела);
- физическое состояние дел;
- правильность шифров на обложках;
- соответствие названий и крайних дат принимаемых дел заголовкам в описи;
- нумерацию листов в делах;
- наличие листов-заверителей в делах и соответствие их данных с количеством листов на обложках.
4.3 Все недостатки, выявленные специалистом архивного отдела по возможности исправляются сразу же. О фактах неудовлетворительного физического состояния документов оперативно извещается заведующий отделом.
4.4 По окончании приема специалист архивного отдела подводит итог принятым делам, результаты сообщает заведующему отдела и подготавливает акт приема-передачи (Приложение № 1).
4.5 Если в ходе приема документов на муниципальное хранение обнаруживается отсутствие дел, то:
- организация-сдатчик должна предпринять все меры к их поиску;
- по возможности заменить необнаруженные документы копиями;
- если все вышеперечисленное невозможно – представить в архив справку о розыске и акт о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.
4.6 Проверенные и принятые дела картонируются в архивные коробки, на которые наклеиваются ярлыки. Коробки с делами после акклиматизации перемещаются из комнаты приема в соответствующее хранилище, где размещаются на стеллажах.
4.7 В книгу учета поступлений документов в хронологической последовательности записываются все первичные и повторные поступления документов каждого фонда. Указание года в книге поступлений проставляется в виде заголовка к поступлениям за год. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.
4.8 Далее заполняется лист фонда (Приложение № 2). Лист фонда составляется на каждый архивный фонд при первом поступлении документов архивного фонда в архив, и все последующие поступления фиксируются в разделе «Учет описанных документов».
4.9 После заполнения листа фонда делается итоговая запись к данному разделу описи дел о новом поступлении документов.
4.10 Утвержденный акт приема-передачи организацией-сдатчиком и архивным отделом подшивается в дело фонда.
4.11 Каждое поступление документов заносится в ПК «Архивный фонд».
5. Прием архивных документов от ликвидированных предприятий и организаций – не источников комплектования архива
5.1 Прием документов архивного фонда Пермского края и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных организаций, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций, организаций – не источников комплектования архива осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном настоящей Инструкцией (см. п.2).
5.2 При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы архивного фонда Пермского края, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архив в соответствии с законодательством и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором, конкурсным или арбитражным управляющим) и архивом.
5.3 От организаций – не источников комплектования архива образовавшиеся в процессе их деятельности документы архивного фонда Пермского края, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архив в соответствии с законодательством и на основании договора, заключенного между руководителем организации и заведующим архивом.
5.4 Сдающая сторона организует упорядочение документов в установленном порядке в соответствии с существующими правилами, их картонирование в архивные коробки и транспортировку в архив.
5.5 Архивные документы с не истекшими сроками временного хранения, принятые архивом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения после утверждения заведующим отдела актов о выделении к уничтожению.
5.6 Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение.
Список использованной литературы
1. Об архивном деле в Российской Федерации: федер. закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ // Собр. Законодательства РФ. – 2004. - № 125.
2. Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской академии наук: приказ от 18.01.2007 № 19 // Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. – 2007. – Зарегистрирован в Минюсте Российской Федерации 06.03.2007 № 9059.