Информация для организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела
Процедура передачи документов на хранение от ликвидированных структур
Процедура отбора и принятия архивных документов по личному составу от ликвидированных организаций производится в срок, необходимый организации для осуществления всех действий, связанных с отбором, упорядочением, оформлением необходимых документов.
В адрес архивного отдела направляются:
- Письмо или заполненный бланк заявления с просьбой о принятии на хранение документов по личному составу.
- Описи дел и научно-справочный аппарат к ним.
- Копия Устава организации, сдающей документы.
- Действующие реквизиты.
- Свидетельства о регистрации, ликвидации организации.
- Решение арбитражного суда.
На основании обращения и пакета документов к нему, составляется договор о передаче документов на хранение между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивным отделом. В адрес заявителя направляется договор в двух экземплярах, для рассмотрения и утверждения.
Ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует упорядочение документов в установленном порядке, их упаковку и транспортировку.
При приёме-передаче архивных документов представителем отдела и сотрудником организации-сдатчика проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния (отсутствие скрепок, толщина дела не должна превышать 4 см или более 250 листов, наличие реставрации листов в деле и т.д.).
Приём архивных документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение, которые составляются в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - у заявителя.
Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел и научно-справочного аппарата (историческая справка и (или) дополнение к ней, предисловие к описи дел и титульный лист) на бумажном носителе и один экземпляр в электронном варианте, а также копии учредительных документов, подтверждающих создание, деятельность и ликвидацию организации-сдатчика.