План работы архивного отдела администрации Александровского муниципального района на 2014 год
Основными задачами архивного отдела (далее – Архив) являются:
- предоставление муниципальной услуги по исполнению социально-правовых запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства;
- государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации;
- обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, хранящихся в Архиве.
В соответствии с показателями в области архивного дела на 2014 год и рекомендациями агентства по делам архивов Пермского края, в плане предусмотрены важные направления работы, обеспечивающие дальнейшее развитие архивного дела в районе:
- в сфере обеспечения сохранности и государственного учета:
- продолжить работу по повышению пожарной безопасности, технической укрепленности Архива, обеспечению охранного режима;
- провести цикличную проверку наличия и состояния документов в соответствии с планом Архива на 2014- 2017 годы;
- в сфере комплектования:
- продолжить работу по внедрению в практику работы ведомственных архивов организаций «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, с указанием сроков хранения» (2010);
- провести анализ итогов паспортизации организаций-источников комплектования по состоянию на 01.12.2013 года;
- подготовить отдельный план приема документов, хранящихся сверх установленного срока в организациях-источниках комплектования;
- оптимизировать состав списков организаций-источников комплектования;
- внедрить в практику работы перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов;
- в сфере использования:
- подготовить и провести мероприятия, посвященные 95-летию архивной службы Прикамья;
- подготовить и провести мероприятия в рамках программы «Патриотическое воспитание граждан Пермского края на 2013-2017 гг.- «Духовность и патриотизм»;
- принять участие в конкурсе «Лучший муниципальный архив» в номинации «Лучший муниципальный архив по использованию документов в культурных и образовательных целях»;
- в сфере организационного, научно-методического и информационного обеспечения:
- ежеквартально представлять информацию о деятельности Архива для размещения на сайте Агентства по делам архивов Пермского края, района;
- организовать работу по созданию сайта Архива;
- в сфере информатизации архивной отрасли:
- продолжить работу по заполнению базы данных «Архивный фонд» с учетом заполнения разделов «Аннотация» и «Историческая справка»;
- организовать работу по сканированию документов, переводу их в электронный вид и созданию базы данных «Распорядительные документы органов власти»;
- организовать работу по обновлению информации в разделе муниципальный архив информационно-поисковой системы «Архивный фонд Пермского края»;
- организовать работу по внедрению программного комплекса «Архивный фонд» версия 5.02.
В соответствии с показателями в области архивного дела и задачами на 2014 год предусмотрены мероприятия:
| № п/п | Наименование мероприятий | Срок выполнения | Объем работ | Ответственный за исполнение | Примечание | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. | Правовое и организационное обеспечение работы архива | |||||
| 1.1. | Организовать в соответствии с административными регламентами: | |||||
| - исполнение запросов российских и иностранных граждан, лиц без гражданства; - осуществление контроля над исполнением социально-правовых запросов | В течение года | А.Ю.Попова М.Б.Полякова | ||||
| 1.2. | Подготовить мониторинг об исполнении запросов граждан и учреждений | 2 раза в месяц | А.Ю.Попова М.Б.Полякова | |||
| 1.3. | Подготовить проект распоряжения об утверждении графика работы с предприятиями | Декабрь | А.Ю.Попова | |||
| 1.4. | Информировать Агентство по делам архивов Пермского края о ходе реализации инвестиционного проекта «Реконструкция помещений для муниципального архива администрации Александровского муниципального района» | Постоянно в течение года | А.Ю.Попова | |||
| 1.3. | Подготовить отчеты о работе архивного отдела: | А.Ю.Попова | ||||
| 1.3.1. | текстовый годовой отчет за 2013 год с приложениями по тексту; документы централизованного государственного учета | 20 января | 1 11 3 | А.Ю.Попова | ||
| 1.3.2. | статформа № 1 (годовая) «Показатели основных направлений и результатов деятельности» | Декабрь | 1 | А.Ю.Попова | ||
| 1.3.3. | анализ выполнения графика работы с организациями | Декабрь | 1 | М.Б.Полякова | ||
| 1.3.4. | отчет о выполнении показателей в сфере архивного дела | Ежеквартально | 2 | А.Ю.Попова | ||
| 1.3.5. | об использовании средств субвенции: - за квартал ф. 2, 3, 4; - годовая за 2013 год | Ежеквартально; до 25.01.2014 | 4 2 | А.Ю.Попова | ||
| 1.3.6. | - о заполнении учетных баз данных «Архивный фонд»(версия 4) «Учет местонахождения документов по личному составу» | Ежеквартально | 2 | А.Ю.Попова | ||
| 1.3.7. | Сформировать массивы данных за год: «Архивный фонд» - 4 версия «Учет местонахождения документов по личному составу» | До 25 декабря | 2 | А.Ю.Попова М.Б.Полякова | ||
| 1.4. | Подготовить плановую документацию: | А.Ю.Попова | ||||
| 1.4.1. | план работы архивного отдела на 2015 год | Декабрь | 1 | А.Ю.Попова | ||
| 1.4.2. | Показатели основных направлений и результатов деятельности на 2015 | Декабрь | 1 | А.Ю.Попова | ||
| 1.4.3. | Составить цикличный план проверки наличия и состояния документов в архивном отделе на 2014-2017 годы | Январь | 1 | А.Ю.Попова М.Б.Полякова | ||
| 1.5. | Принять участие в работе коллегий, совещаний Агентства по делам архивов | Дату определяет Агентство | А.Ю.Попова | |||
| 1.6. | Сформировать данные о количестве документов государственной части и площади, занимаемой ими | До 30 марта | 2 | А.Ю.Попова М.Б.Полякова | ||
| 1.7. | Заключить Соглашения с организациями о взаимодействии в сфере архивного дела | Февраль-март | 2 | А.Ю.Попова | ||
| 1.8. | Вести Реестр государственных услуг в соответствии с административным регламентом № 53 | В течение года | А.Ю.Попова | |||
| 2. | Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Пермского края | |||||
| 2.1. | Провести мероприятия по организации хранения документов, в т.ч.: - размещение документов в хранилище; - картонирование дел; - подшивка документов | 1-3 квартал | В.А.Ильина | 1 техническая обработка документов, отобранных в ходе проверки наличия и состояния | ||
| 2.2. | Провести проверку наличия и состояния документов архивного отдела 1 | 1-3 квартал | М.Б.Полякова В.А.Ильина Е.А.Летова | 1В соответствии с цикличным планом проверок на 2014-2017 гг | ||
| 2.3. | Провести мероприятия по обеспечению нормативных режимов хранения документов. Осуществлять контроль и вести журнал учета: | |||||
| 2.3.1. | состояния охраны | Постоянно | В.А.Ильина Н.ФАнтусенко | |||
| 2.3.2. | состояния противопожарного режима | Постоянно | В.А.Ильина Н.ФАнтусенко | |||
| 2.3.3. | состояния ТВР | 2 раза в неделю | В.А.Ильина Н.ФАнтусенко | |||
| 2.3.4. | соблюдения светового режима в соответствии с требованиями правил | постоянно | В.А.Ильина Н.ФАнтусенко | |||
| 2.3.5. | Обеспечения санитарно-гигиенического режима | Ежедневно | В.А.Ильина Н.ФАнтусенко | |||
| 2.4. | Организовать контроль за своевременным возвращением выданных из хранилищ дел: - выверка книги выдачи дел из хранилища во временное пользование; - выверка книги выдачи дел в читальный зал пользователям | 1 раз в квартал | М.Б.Полякова Е.А.Летова | |||
| 3. | Государственный учет документов Архивного фонда Пермского края | |||||
| 3.1 | Вести учетную базу данных «Архивный фонд» (версия 4) | 1-3 квартал | А.Ю.Попова М.Б.Полякова | |||
| 3.2 | Вести учет новых поступлений документов (по схеме учета) | по графику приёма дел; при приёме документов от ликвидированных предприятий | М.Б.Полякова | |||
| 3.3 | Подготовить и представить в Агентство по делам архивов «Сведения об изменениях в составе и объёме фондов на 01.01.2015г.» | Декабрь | А.Ю.Попова М.Б.Полякова | |||
| 3.4. | Подготовить Паспорт архивного отдела по состоянию на 01.01.2015 г. | Декабрь | А.Ю.Попова | |||
| 3.5 | Организовать и провести паспортизацию архивов организаций-источников комплектования по состоянию на 01.12.2014 г. | Октябрь–ноябрь | М.Б.Полякова | |||
| 3.6 | Подготовить и направить в Агентство по делам архивов «Сведения о состоянии хранения документов в организациях источниках комплектования архивного отдела на 1 декабря 2014 года»; ф. 6 к сведениям (с расшифровкой по организациям) |
Декабрь |
А.Ю.Попова |
|||
| 3.7 | Составить карточки фондов, листы фондов на вновь принятые фонды и направить в Агентство по делам архивов |
Декабрь |
М.Б.Полякова |
|||
| 4. | Формирование Архивного фонда Пермского края и взаимодействие с источниками комплектования | |||||
| 4.1 | Провести работу по оптимизации состава списков организаций-источников комплектования. | 1 полугодие | А.Ю.Попова | |||
| 4.2 | Провести анализ итогов паспортизации организаций-источников комплектования по состоянию на 01.12.2013 года |
1 квартал |
М.Б.Полякова | |||
| 4.3 | Подготовить отдельный план приема документов, хранящихся сверх установленного срока в организациях-источниках комплектования |
1квартал |
М.Б.Полякова |
|||
| 4.4 | Внедрить в практику работы перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов | В течение года | М.Б.Полякова | |||
| 4.5 | Осуществлять контроль графиков работы по упорядочению документов: | М.Б.Полякова | ||||
| 4.5.1. | организовать описание документов в организациях-источниках комплектования архивного отдела | В соответствии с графиком | не менее 150 ед.хр. | М.Б.Полякова | ||
| 4.5.2. | прием дел на муниципальное хранение: - от организаций-источников комплектования; - от ликвидированных организаций | В соответствии с графиком | не менее 150 ед.хр. | М.Б.Полякова | ||
| 4.6 | Продолжить работу по внедрению в практику работы ведомственных архивов организаций «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, с указанием сроков хранения» (2010); | В соответствии с графиком | А.Ю.Попова М.Б.Полякова | |||
| 4.7 | Организовать и провести контрольные мероприятия (в соответствии с приказом агентства по делам архивов Пермского края) | Дату определяет агентство по делам архивов | А.Ю.Попова М.Б.Полякова | |||
| 4.8 | Консультировать специалистов организаций по вопросам организации делопроизводства и архива | Дату определяет агентство по делам архивов | А.Ю.Попова М.Б.Полякова | |||
| 4.9 | Осуществлять контроль обеспечения сохранности документов ликвидированных организаций | В течение года | М.Б.Полякова Н.Ф.Антусенко (в п.Яйва) | |||
| 5. | Создание научно-справочного аппарата, учетных БД и автоматизированных НСА | |||||
| 5.1. | Продолжить работу по заполнению базы данных «Архивный фонд» с учетом заполнения разделов «Аннотация» и «Историческая справка» | В течение года | А.Ю.Попова М.Б.Полякова | |||
| 5.2. | Организовать работу по внедрению программного комплекса «Архивный фонд» версия 5.02. | В течение года | А.Ю.Попова | |||
| 5.3. | Организовать работу по сканированию документов; перевести их в электронный вид; создать в Архиве базу данных «Распорядительные документы органов власти» | В течение года | А.Ю.Попова М.Б.Полякова Е.А.Летова | |||
| 5.4. | Организовать работу по обновлению информации в разделе муниципальный архив информационно-поисковой системы «Архивный фонд Пермского края» | В течение года | А.Ю.Попова | |||
| 5.5. | Обеспечить наполнение и обновление справочно-информационной БД «Учет местонахождения документов по личному составу» | В течение года | М.Б.Полякова | |||
| 5.6. | Обеспечить обновление и наполнение БД «Учет обращений граждан и организаций» | В течение года | В.А.Ильина Е.А.Летова | |||
| 6. | Предоставление информационных услуг и использование документов: | |||||
| 6.1 | Организовать работу по созданию сайта Архива; размещение и обновление информации на сайте | 1 квартал в течение года | А.Ю.Попова | |||
| 6.2 | Организовать проведение мероприятий, посвященных юбилейным датам: - 95-летию архивной службы Прикамья; - в рамках программы «Патриотическое воспитание граждан Пермского края на 2013-2017 гг.- «Духовность и патриотизм» | В течение года | А.Ю.Попова Е.А.Летова | |||
| 6.3. | Организовать: - участие в конкурсе «Лучший муниципальный архив» в номинации «Лучший муниципальный архив по использованию документов в культурных и образовательных целях»; - проведение мероприятий в рамках конкурса | До 20 декабря до 15 июля | А.Ю.Попова Е.А.Летова | При условии финансирования | ||
| 6.4. | Организовать информационное обеспечение мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами (выставки, презентации) | 1-3 квартал | А.Ю.Попова Е.А.Летова | |||
| 6.6. | Исполнить социально-правовые запросы граждан и организаций | По мере поступления | В.А.Ильина Н.Ф.Антусенко | |||
| 6.7. | Обеспечить работу исследователей с документами архивного отдела | В течение года | М.Б.Полякова Е.А.Летова | |||
| 6.8. | Организовать внедрение новых Правил работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов | Февраль | Е.А.Летова | |||
| 6.9. | Участвовать в мероприятиях по использованию документов, проводимых Агентством по делам архивов» | Дату определяет Агентство | А.Ю.Попова | |||
| 6.10. | Представить информацию о деятельности Архива для размещения на сайте Агентства по делам архивов Пермского края, района | Ежеквартально | А.Ю.Попова М.Б.Полякова Е.А.Летова | |||
| 7 | Организационно-кадровая деятельность: | |||||
| 7.1 | Организовать мероприятия по поощрению и награждению специалистов отдела в связи с 95-летием архивной службы Пермского края, юбилейными датами | В течение года | А.Ю.Попова | |||
| 7.2 | Организовать подготовку и проведение совещаний в отделе: | |||||
| 7.2.1 | Вопросы по организации работы | А.Ю.Попова | ||||
| 7.2.2 | Отчет о работе по исполнению социально-правовых запросов граждан и учреждений; | 1-4 квартал | В.А.Ильина Н.Ф.Антусенко | |||
| 7.2.3 | Отчет о выполнении графика работы с предприятиями; | 1-4 квартал | М.Б.Полякова | |||
| 7.2.4 | О планировании работы отдела и отчетности | 1-4 квартал | А.Ю.Попова | |||
| 7.3 | Вести ежедневный контроль – дневник учета рабочего времени | А.Ю.Попова М.Б.Полякова В.А.Ильина Е.А.Летова Н.Ф.Антусенко | ||||